Was tun, wenn die Agentur nicht zahlt?

Allgemeines

Wir wünschen Euch nie in eine solche Situation zu kommen, aber leider gibt es immer wieder Agenturen, die eine Rechnung auch nach mehreren Wochen nicht begleichen.

Ausreden oder eine schlechte Erreichbarkeit sind dann meist das Einzige, was man als Rückmeldung erhält.
Ein absolutes NO-GO in unseren Augen.

Ihr als Freiberufler/Kleingewerbetreibende habt nämlich weder mit der Zahlung des Hauptkunden Eurer Agentur noch mit der Buchhaltung etwas zu tun, wenn diese plötzlich krank ist oder nicht dazu kam an Euch zu denken. Eine seriös arbeitende Agentur sollte euch Euer Gehalt entsprechend der Zahlungsziele im Vertrag oder auf Eurer Rechnung auszahlen. Und zwar immer! Natürlich mit der Voraussetzung, dass Ihr Euren Job ordnungsgemäß erledigt habt.

Hilfestellung

Hier fassen wir zusammen, wie Ihr z. B. mit Hilfe von Mahnungen bis hin zur Einschaltung eines Anwalts vorgehen könnt, falls Ihr euch jemals in solch einer Situation wiederfinden solltet.
Für alle kurz angebundenen und Lesefaulen:
Im letzten Absatz findet Ihr Infos zu Factoring Unternehmen, die Euch all die Mahnungen etc. abnehmen.
Richtige Rechnungen schreiben
Manchmal kann eine falsch gestellte Rechnung dazu führen, dass eine Agentur nicht zahlt – natürlich sollte auch da die Agentur eigenständig auf Euch zukommen und Euch mitteilen, was an Eurer Rechnung geändert werden müsste, damit es final zur Auszahlung Eures Honorars kommt.

Wichtig ist für jeden vorab zu prüfen, ob die Rechnung richtig versendet (an die richtige E-Mail oder Adresse) und gestellt (Inhalt, Adresse der Agentur, eigene Kontodaten, Honorar richtig etc.) wurde.
Viele Agenturen haben eigene Musterrechnungen. Fragt also einfach danach, wenn Ihr Euch unsicher seid.
Unsere Musterrechnung könnt Ihr Euch hier herunterladen: Musterrechnung BPP Best Practice Promotion.
Alternativ finden sich im Netz zahlreiche Musterrechnungen*1 (https://www.lexoffice.de/rechnungsvorlage/), die man gratis als Vorlage nutzen kann.

Dabei sollten folgende Infos auf jeden Fall immer in einer Rechnung stehen:

• Datum der Rechnung
• Datum des Auftrags
• Auftragsnummer (Nummer/Name des Projektes, dass Ihr ausgeführt habt)
• Rechnungsnummer (Fortlaufend für alle Einsätze pro Jahr beginnend bei z. B. 1)
• Kurzbeschreibung der Aufgabe
• Name, Anschrift, Rufnummer, E-Mail
• Anschrift und Name des Rechnungsempfängers (Agentur)
• Steuernummer
• Sitz des eigenen Finanzamtes
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• Kontodaten (IBAN, BIC, Bank, Name)
• Unterschrift
• Steuern oder alternativ ggf. ein Vermerk zur Kleinunternehmerregelung *2
Weitergehende Infos zur Rechnungsstellung findet ihr hier: *3

Alles richtig – trotzdem keine Zahlung

Sollte mit der Rechnung alles in Ordnung sein und die Überweisung erfolgt nicht, dann sollte man die Agentur nach Ablauf des Zahlungsziels an die Rechnung erinnern. Am besten geht das schriftlich, postalisch oder per E-Mail, in Form einer Zahlungserinnerung, die im Übrigen auch schon als erste Mahnung gültig ist, nur eben netter klingt.

Wichtig – was ist nun zu beachten?
Wichtig ist, dass auch die Zahlungserinnerung eine Zahlungsfrist beinhaltet! In der Regel sind das ca. 10-14 Tage.

Dabei helfen Formulierungen wie:

„Zahlbar bis einschließlich … „
Dadurch wird deutlich, dass das Gehalt bis zu dem Datum auf dem Konto eingegangen sein muss und nicht erst dann überwiesen wird. Im Streitfall ist es immer gut, alles schriftlich zu haben. Ein reiner Anruf mit Bitte um Überweisung ist leider meist nicht zielführend.

Passiert nach der Mahnung nichts?

Eine Rechnung kann tatsächlich schon mal übersehen werden. Aber wenn weder nach persönlicher Rückfrage noch nach schriftlicher Mahnung überwiesen wird, dann sollte man sich spätestens dann auf jeden Fall überlegen, ob man noch mal für die Agentur arbeitet (lasst Euch auch dann nicht überreden, nach wochenlanger Nicht-Zahlung Eures letzten Auftrags nochmal einen neuen Auftrag derselben Agentur anzunehmen – das trägt meist nur dazu bei, dass Ihr nur noch mehr nicht bezahlte Aufträge der gleichen Agentur sammelt).
… Daraufhin dann die 2. Mahnung ausstellen. Die Agentur befindet sich hier bereits im Verzug. Das heißt, Ihr könnt bei den jetzt folgenden Mahnungen die Kosten für den Verzug (den so genannten Verzugsschaden) ebenfalls in Rechnung stellen.

Verzugskosten in Rechnung stellen

Warum geht das? Weil das Gesetz es so ermöglicht
Denn es sagt:
„Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzinsungssatz für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.“ (§288 Abs.1 BGB)
Mehr dazu, wie ihr Verzugskosten berechnen könnt, findet ihr hier: *4

Mahnungen – Wie viele?

Grundsätzlich ist es üblich bis zu 3 Mahnungen auszustellen. Auch hierfür gibt es zahlreiche gratis Vorlagen, die einem dabei helfen alles richtig zu formulieren.
→ Zu Gratisvorlagen für Mahnungen *5 ( https://www.lexoffice.de/mahnungsvorlage/)
Mustervorlagen von uns gibt es natürlich auch! Diese findet Ihr hier:
Zahlungserinnerung (Mahnung 1)
Mahnung 2
Mahnung 3

Auch nach Mahnung keine Zahlung – Was nun?

Spätestens jetzt sollte man darüber nachdenken, rechtliche Schritte einzuleiten. Man kann hierzu einen Anwalt kontaktieren oder aber online einen Mahnbescheid erstellen. *

In der Regel ist es so, dass ein Anwalt seine Gebühren auf den Rechnungsbetrag aufschlägt und diese dann mit einfordert. Die Höhe der Anwaltskosten ist variabel und meist abhängig vom Rechnungsbetrag. Bei einem Mahnbescheid hingegen fallen Kosten an. Hier sollte man für sich selbst entscheiden, ob der Rechnungsbetrag so hoch ist, dass sich der Aufwand lohnt oder die Beantragung wirtschaftlich eher nicht lohnenswert ist.

Trotz Mahnbescheid keine Zahlung – Zahlt die Agentur immer noch nicht?

Wenn ein Anwalt eingeschaltet ist, wird er sich hier drum kümmern und genau wissen, was zu tun ist. Er hat diesen Fall wahrscheinlich schon mal erlebt, vielleicht sogar bereits mit derselben Agentur. Ihr müsst keine Angst haben, auf Basis eines Mahnbescheides einen Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Ihr seid hier im Recht und verdient es, für Euren vollständig ausgeführten Einsatz bezahlt zu werden.
Führt das auch nicht zum Erfolg, könnt Ihr einen Gerichtsvollzieher bei Eurem Schuldner vorbeischicken, sodass sich dieser um die “Eintreibung“ des Geldes kümmert. Legt der Auftraggeber jedoch Einspruch entweder gegen den Mahn- oder Vollstreckungsbescheid ein, so muss man zunächst weiter auf das Geld hoffen, denn das verzögert den Ablauf und führt ggf. zu zusätzlichem finanziellen Aufwand, abhängig von der Streitsumme. Eure Forderung sollte begründbar sein und Ihr müsst somit wirklich sicherstellen, dass Ihr keinen Fehler gemacht habt (ob bei Rechnung, bei dem Einsatz selbst etc. – schaut hier also wirklich ganz genau nach!).

Mahnung zu kompliziert – wie geht’s leichter?

Wem das alles zu kompliziert ist, der kann seine Rechnung direkt über so genannte Factoring Unternehmen ausgezahlt bekommen. Dabei verzichtet man auf einen gewissen Prozentsatz seines Rechnungsbetrags, erhält aber eine unmittelbare Auszahlung und das Factoring Unternehmen kümmert sich darum, das Geld einzutreiben und eventuelle Mahnungen auszustellen.
Arbeitet man zum Beispiel für eine Agentur, die sehr lange Zahlungsziele hat, ist das auch eine Möglichkeit, schneller an sein Geld zu kommen.

Factoring Erfahrungen

Unsererseits ist diese Lösung mit Factoring Unternehmen zu arbeiten nicht ideal – dies ist hier aber individuell zu entscheiden!
Ihr müsst entscheiden, was für Euch wichtiger ist:

Das Geld direkt zu bekommen, dafür aber einen Prozentsatz davon abzugeben, oder zu warten und sogar Zinsen für die Zahlungsverzögerung und Eure Geduld, sowie Euer volles Honorar zu bekommen. Wenn Ihr warten könnt, habt Ihr im Endeffekt (finanziell) mehr davon.

Man verzichtet, bei Zusammenarbeit mit einem Factoring Unternehmen, immer noch auf einen Teil seines Geldes und muss auch ganz genau auf die AGB des Factoring Unternehmens und der Agentur achten. Daher geben wir an dieser Stelle auch keine direkte Empfehlung für solche Factoring Dienstleister.

Besser ist es, sich im Voraus über die Zuverlässigkeit einer Agentur abzusichern. Man hört oft über Bekannte, die bereits für dieselbe Agentur gearbeitet haben, ehrliche Meinung über die Bezahlung und auch die Vorgehensweise derjenigen Agentur. Sucht im Netz nach Erfahrungen, fragt die Agentur nach den Zahlungszielen, damit Ihr immer noch entscheiden könnt, ob Euch die Zahlungsziele auch passen. Teilt vor allem Eure Erfahrungen mit, ob gut oder schlecht zahlende Agenturen, es interessiert andere!

Kommuniziert transparent. Sprecht mit Eurem Ansprechpartner bei der Agentur, um Euch sicher zu sein, dass die Rechnung richtig war und die Leistungen passend berechnet wurden.

Rechnungen bei der BPP

Die BPP GmbH hat übrigens ein 24-stündiges Zahlungsziel, dies bedeutet:
Schreibt Ihr uns eine Rechnung per E-Mail an rechnung@bbppgmbh.de während unserer Arbeitszeiten (Mo-Fr. 10:00-18:00 Uhr), geht die Rechnung binnen 24h in die Überweisung, vorausgesetzt sie ist richtig. Seid ihr Euch bei der Rechnungsstellung unsicher – ruft uns gerne vorher an. Wir haben entsprechende Vorlagen. Es kommt nur in Ausnahmefällen vor, dass Rechnungen wirklich untergehen. Das ist dann aber nicht unsere Absicht! Solltet Ihr bei der BPP davon betroffen sein und nicht nach 1-2 Werktagen während der Woche Euer Geld haben, dann ruft uns gerne an, schreibt uns bei WhatsApp oder auf Facebook. Wir kümmern uns drum.

Teilt Eure Stories!

Wir wollen von Euch wissen, was Ihr erlebt habt. Teilt uns Eure Erfahrungen, negativen, positiven und spannenden Stories mit!
Teilt gern Eure Meinungen in den Kommentaren und helft Euch so gegenseitig, auf unseriöse Nichtzahler hinzuweisen. Ihr könnt Euch somit gegenseitig warnen und helfen.
Bitte bleibt dabei fair und neutral – Beleidigungen und „Werbung“ sind nicht erwünscht.